DEFINISI ORGANISASI EFEKTIF

DEFINISI ORGANISASI EFEKTIF

Perusahaan atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk suatu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan lainnya. Mereka bekerja sama melakukan berbagai kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi diantaranya untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya, memperlancar pelaksanaan rencana kerja, termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan dan berhubungan dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan. Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf perusahaan atau organisasi dipergunakan untuk melakukan kegiatan komunikasi. Sehingga komunikasi yang efektif menjadi faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis. Bahkan komunikasi organisasi disebut sebagai darah bagi kehidupan organisasi (Goldhaber,1993:5). Sehingga menurut Andre Hardjana, ”penyelenggaraan sistem komunikasi yang efektif merupakan keharusan bagi suatu organisasi” (2000:x).
Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi. Dengan melakukan audit komunikasi, segala hambatan komunikasi dan gangguan yang menyebabkan macetnya aliran informasi dan peluang yang terlewat dapat diketahui sehingga diperoleh cara yang dapat meningkatkan dampak yang dikehendaki sehingga organisasi atau perusahaan dapat mempertahankan hidup bahkan kesuksesannya di tengah persaingan global yang makin keras.
Namun, hingga kini belum banyak eksekutif perusahaan atau organisasi yang menyadari pentingnya dilakukan audit komunikasi secara berkala. Mereka juga belum memahami apa dan bagaimana cara melakukan audit komunikasi dan bagaimana hubungannya dengan efektivitas kegiatan komunikasi yang dilakukan. Untuk itu berikut ini beberapa penjelasan yang berkaitan dengan audit komunikasi yang perlu diketahui untuk kepentingan kelangsungan hidup dan kesehatan organisasi.
Salah satu definisi komunikasi organisasi yang ada adalah definisi komunikasi menurut Redding dan Sanborn. Menurut mereka, komunikasi organisasi merupakan proses pengiriman dan penerimaan informasi dalam sutau organisasi yang kompleks, meliputi Komunikasi internal yang terjadi diantara orang-orang yang berada didalam suatu organisasi meliputi komunikasi vertikal dari atas ke bawah (downward) maupun komunikasi dari bawah ke atas (upward) dan komunikasi horisontal diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam suatu organisasi. Selain itu, organisasi juga melakukan komunikasi eksternal dengan publik-publik eksternal yang berkaitan dengannya (Goldhaber, 1993:12). Komunikasi tersebut terjadi setiap hari dengan menggunakan berbagai media dan memiliki tujuan. Menurut Emerson, ”Komunikasi yang dapat mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan oleh komunikator adalah komunikasi yang dikatakan efektif” (Sunarjo, 1995 : 72-73). Membangun dan memelihara sistem komunikasi yang efektif tersebut adalah fungís pokok eksekutif perusahaan atau organisasi (Andre Hardjana, 2000:x). Dan untuk dapat mengetahui apakah kegiatan atau program komunikasi yang dilakukannya itu efektif atau tidak serta untuk mengukur kinerja dan kualitas eksekutif, pejabat dan staf komunikasi maka eksekutif harus melakukan audit komunikasi atas proses-proses komunikasi yang terjadi dalam organisasinya secara berkala. Sama seperti istilah audit-audit lain yang pernah kita dengar, audit komunikasi yang diperkenalkan oleh George Odiorne berkaitan dengan pemeriksaan, evaluasi dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Dengan kata lain, kegiatan-kegiatan atau program komunikasi yang dilakukan oleh staf maupun eksekutif dalam suatu perusahaan atau organisasi dapat diukur, diperiksa dan dievaluasi sehingga efektifitas dan maupun efisiensi kegiatan komunikasi yang sudah dilakukan dapat di ketahui untuk kemudian hari ditingkatkan. Sedangkan Gerald Goldhaber, seorang tokoh kunci dalam komite ICA (International Communication Association), seperti yang dikutip oleh Andre Hardjana (2000:9-10) menjelaskan audit komunikasi sebagai “pemeriksaan diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran kesehatan organisasi yang lebih besar”.



Contoh kasus:
Organisasi yang Efektif
Suat organisasi yang mengendalikan harga jual produk dengan mengatur jumlah produksi atau jumlah produk yang dipasarkannya untuk mengurangi kompetisi antar anggotanya deikenal dengan istilah 'kartel'. Ditinjau dari definisi tersebut, kita dapat memandang Asosiasi Panel Kayu Indonesia (APKINDO) sebagai suatu organisasi kartel. Untuk mengendalikan anggotanya, APKINDO seharusnya memiliki suaut mekanisme organisasi yang efektif dan adil yang dapat memberikan motivasi kepada anggota-anggotanya untuk mentaati peraturan-peraturan yang ada. Mekanisme yang efektif ini diharapkan dapat diterapkan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dalam APKINDO. Dalam penelitian ini setiap persepsi anggota mengenai mekanisme organisasi APKINDO dan performansinya merupakan bahan penelitian yang digunakan untuk menganalsis efektivitas APKINDO. Data mengenai APKINDO diperoleh melalui pengamatan langsung , dokumen APKINDO, literatur mengenai APKINDO, dan kuesioner yang dibagikan kepada pimpinan perusahaan kayu lapis anggota APKINDO.
Berdasarkan penjabaran hasil analisis faktor , regresi ganda, dan korelasi dari kuesioner, serta dilengkapi dengan analisis data pelengkap yang ada, terlihat bahwa masalah utama yang terdapat dalam APKINDO adalah kurangnya perhatian terhadap pelestarian hutan dan pengembangan industri hilir kayu lapis Indonesia . Untuk meningkatkan perhatian terhadap dua bidang tersebut, APKINDO perlu menciptakan suatu mekanisme pengadaan bahan baku yang memperhatikan unsur pelestarian hutan dan suatu mekanisme pengembangan industri hilir kayu lapis di Indonesia.