1. a. Kegiatan Proyek
Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.
b. Ciri-ciri pokok dari kegiatan proyek :
1. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.
2. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
3. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan
intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
c. Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint)
Batasan yang harus dipenuhi yakni :
1. Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.
2. Jadwal.
3. Mutu yang harus dipenuhi.
d. Perbedaan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan Operasional :
No. Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1. Bercorak dinamis, nonrutin Berulang- ulang, rutin
2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang
3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik- turun) Intensitas kegiatan relatif sama
4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
5. Terdiri dari macam- macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.
Perbedaan yang bersifat mendasar antara Kegiatan Proyek VS Kegiatan Operasional:
Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan sistem yang telah ada, apakah berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus dan berulang-ulang.
Sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.
2. Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :
1. Rencana Pemerintah
2. Permintaan Pasar
3. Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan
3.
4.
a. Sasaran dalam perencanaan proyek:
Hasil akhir
Jumlah biaya, sasaran jadwal, dan mutu yang telah ditetapkan
Waktu dimulai dan selesai yang ditentukan
Intensitas dan jenis pekerjaan proyek yang berubah selama proyek
Alokasi sumber daya tertentu
b. 5 Langkah Perencanaan Proyek:
Lima fase perencanaan alami yang disampaikan di GTD David Allen adalah manajemen vertikal untuk merampungkan suatu proyek, yang terdiri dari:
1. Pengidentifikasian Maksud dan Prinsip
2. Pem-visi-an atau perumusan Outcome
3. Brainstorming
4. Pengorganisiran
5. Mengidentifikasi Next Actions
Langkah model perencanaan proyek:
Penilaian dan penafsiran jumlah pekerjaan/ inventarisasi aktivitas
Penafsiran urutan kegiatan
Pemahaman volume kegiatan
Pemikiran standar
Perkiraan permintaan tak terduga
c. 1. Mengidentifikasi Maksud dan Prinsip
Sebelum merencanakan dan menjalankan sebuah proyek, tanyakan diri Anda sendiri ‘mengapa?’ Hampir segala yang Anda saat ini lakukan bisa ditingkatkan dan digembleng dengan evaluasi lebih cermat. Apa sih pentingnya rapat mendatang yang Anda hadiri besok? Mengapa Anda hendak merekruit karyawan kontrak baru? Sama juga, jika Anda ingin semisal mengetahui seberapa sukses kah business plan Anda, maka Anda tentu perlu mengukurnya berdasarkan kriteria sukses yang Anda definisikan dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa kita kok butuh sebuah bisnis plan?”
Menanyakan ‘mengapa?’ membantu Anda mendefinisikan sukses, menciptakan kriteria pengambilan keputusan, mengarahkan sumberdaya, memotivasi, memperjelas fokus, dan mengembangkan pilihan.
Sementara itu, pendefinisian dan penegasan terhadap prinsip amat penting untuk dilakukan untuk menyediakan parameter tindakan dan kriteria kesempurnaan dari perilaku tertentu. Ini untuk melengkapi ‘maksud’ yang berfungsi sebagai pendorong atau pemotivasi. Meskipun kebanyakan orang jarang memikirkannya secara sadar, tapi yang namanya prinsip itu pasti ada. Bila dia dilanggar, hasilnya akan berwujud pada stres dan gangguan tak produktif.
2. Visi/Outcome
Untuk bisa secara produktif mengakses sumberdaya yang sadar maupun tidak, Anda harus punya gambaran jelas tentang bagaimana sih kenampakan (gambaran visual, suara, dan rasa) dari sukses. Ini adalah bagian tentang “apa” yang akan memberikan Anda kekuatan untuk berfokus.
Ada prinsip sederhana namun penting terkait hal ini: you won’t see how to do it until you see yourself doing it. Sementara kebanyakan orang menahan diri dari membuat bayangan atas outcome yang diharapkan kecuali ada orang lain yang menunjukkan kepadanya tentang bagaimana cara mencapai ke sana.
Tiga langkah dasar untuk mengembangkan visi adalah:
* Pandanglah proyek lebih dari sekedar tanggal penyelesaian
* Bayangkanlah “KESUKSESAN YANG LIAR!”
* Bayangkan dengan jelas; segala fitur dan kualitas apapun yang Anda mau
3. Brainstorming
Begitu Anda tahu apa yang Anda inginkan untuk terjadi, dan mengapa, maka bagian yang bermain sekarang adalah mekanisme ‘how’ atau ‘bagaimana’. Teknik paling populer untuk brainstorming adalah dengan ‘mind mapping”, atau langsung saja buat representasi grafis dari gagasan Anda. Di dalam mind mapping, kunci gagasan diletakkan di bagian tengah, dengan gagasan terasosiasi bertumbuh secara bebas di sekitarnya. Anda bisa melakukannya tanpa melalui software, melainkan secara langsung di kertas, post-it atau papan tulis.
Hal luar biasa dari brainstorming eksternal ini adalah Anda jadi bisa melihat gagasan alami Anda, dan memikirkan lagi pengembangan darinya. Hal ini disebut sebagai distributed cognition. Jadi ketika Anda melakukan brainstorm, biarkan saja gagasan bermunculan dan tuliskan. Kuncinya adalah pengembangan, bukannya pengerucutan, sehingga semakin banyak gagasan yang muncul, semakin baik. Pokoknya keluarkan saja seluruh pemikiran yang ada di kepala, tuangkan di luar, dan lalu analisa lagi nanti. Brainstorming juga meliputi yang berikut ini:
* Jangan mendakwa, menantang, mengevaluasi atau mengritik
* Yang penting kuantitas, bukan kualitas
* Pengorganisiran dan analisis letakkan saja di belakang
4. Pengorganisiran
Setelah Anda melakukan pengosongan-pikiran (dalam definisi spt di posting bagian pertama) secara menyeluruh, maka Anda akan bisa melihat bagaimana urusan2 Anda terkelompokkan. Pengorganisiran biasanya terjadi manakala Anda mengidentifikasikan adanya komponen dan sub komponen, urutan atau event, dan/atau prioritas. Apa2 sih yang harus terjadi untuk mencapai hasil akhir? Dalam urutan bagaimana mereka harus terjadi? Apakah bagian terpenting untuk memastikan kesuksesan proyek ini?
Ini adalah tahap di mana Anda bisa menggunakan perangkat pembuat struktur mulai dari bullet point informal, amplop yang ditandai dengan tulisan, atau software perencanaan proyek semacam Microsoft Project.
Di sinilah dasar- dasar dari pengorganisasian mengambil peran:
1. Identifikasikan bagian2 yang signifikan
2. Urutkan berdasar: komponen, urutan dan prioritas
3. Detail dari tingkatan yang dibutuhkan
5. Identifikasikan Langkah2-Berikutnya (Next Actions)
Tahap terakhir dari perencanaan adalah pengambilan keputusan terkait alokasi dan realokasi sumberdaya fisik untuk menjalankan proyek. Pertanyaan kuncinya adalah:”Apa saja sih langkah2 berikut2nya?”
Dari pengalamannya, David Allen menyebutkan bahwa membuat daftar dari beragam proyek Anda dan lalu secara konsisten me-manage tindakan berikut untuk setiap darinya akan mengambil porsi 90 persen dari apa perencanaan proyek.
Sampai sedetail atau sejauh mana sih model perencanaan ini perlu dilakukan? David Allen menjawab: apapun sampai Anda bisa menjlentrehkan proyek itu di luar pikiran. Jadi, alasan mengapa banyak urusan berkutat di pikiran adalah karena mereka semua belum terdefinisi dengan baik Outcome dan Actions Step(s) nya, dan juga reminder atau pengingat untuk semua itu juga belum diletakkan di sistem yang Anda percaya bakal terus Anda gunakan.
Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.
b. Ciri-ciri pokok dari kegiatan proyek :
1. Bertujuan menghasilkan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir.
2. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
3. Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
4. Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan
intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.
c. Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint)
Batasan yang harus dipenuhi yakni :
1. Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.
2. Jadwal.
3. Mutu yang harus dipenuhi.
d. Perbedaan Kegiatan Proyek dengan Kegiatan Operasional :
No. Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1. Bercorak dinamis, nonrutin Berulang- ulang, rutin
2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang
3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik- turun) Intensitas kegiatan relatif sama
4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
5. Terdiri dari macam- macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.
Perbedaan yang bersifat mendasar antara Kegiatan Proyek VS Kegiatan Operasional:
Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan sistem yang telah ada, apakah berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus dan berulang-ulang.
Sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.
2. Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :
1. Rencana Pemerintah
2. Permintaan Pasar
3. Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
4. Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan
3.
4.
a. Sasaran dalam perencanaan proyek:
Hasil akhir
Jumlah biaya, sasaran jadwal, dan mutu yang telah ditetapkan
Waktu dimulai dan selesai yang ditentukan
Intensitas dan jenis pekerjaan proyek yang berubah selama proyek
Alokasi sumber daya tertentu
b. 5 Langkah Perencanaan Proyek:
Lima fase perencanaan alami yang disampaikan di GTD David Allen adalah manajemen vertikal untuk merampungkan suatu proyek, yang terdiri dari:
1. Pengidentifikasian Maksud dan Prinsip
2. Pem-visi-an atau perumusan Outcome
3. Brainstorming
4. Pengorganisiran
5. Mengidentifikasi Next Actions
Langkah model perencanaan proyek:
Penilaian dan penafsiran jumlah pekerjaan/ inventarisasi aktivitas
Penafsiran urutan kegiatan
Pemahaman volume kegiatan
Pemikiran standar
Perkiraan permintaan tak terduga
c. 1. Mengidentifikasi Maksud dan Prinsip
Sebelum merencanakan dan menjalankan sebuah proyek, tanyakan diri Anda sendiri ‘mengapa?’ Hampir segala yang Anda saat ini lakukan bisa ditingkatkan dan digembleng dengan evaluasi lebih cermat. Apa sih pentingnya rapat mendatang yang Anda hadiri besok? Mengapa Anda hendak merekruit karyawan kontrak baru? Sama juga, jika Anda ingin semisal mengetahui seberapa sukses kah business plan Anda, maka Anda tentu perlu mengukurnya berdasarkan kriteria sukses yang Anda definisikan dengan mengajukan pertanyaan “Mengapa kita kok butuh sebuah bisnis plan?”
Menanyakan ‘mengapa?’ membantu Anda mendefinisikan sukses, menciptakan kriteria pengambilan keputusan, mengarahkan sumberdaya, memotivasi, memperjelas fokus, dan mengembangkan pilihan.
Sementara itu, pendefinisian dan penegasan terhadap prinsip amat penting untuk dilakukan untuk menyediakan parameter tindakan dan kriteria kesempurnaan dari perilaku tertentu. Ini untuk melengkapi ‘maksud’ yang berfungsi sebagai pendorong atau pemotivasi. Meskipun kebanyakan orang jarang memikirkannya secara sadar, tapi yang namanya prinsip itu pasti ada. Bila dia dilanggar, hasilnya akan berwujud pada stres dan gangguan tak produktif.
2. Visi/Outcome
Untuk bisa secara produktif mengakses sumberdaya yang sadar maupun tidak, Anda harus punya gambaran jelas tentang bagaimana sih kenampakan (gambaran visual, suara, dan rasa) dari sukses. Ini adalah bagian tentang “apa” yang akan memberikan Anda kekuatan untuk berfokus.
Ada prinsip sederhana namun penting terkait hal ini: you won’t see how to do it until you see yourself doing it. Sementara kebanyakan orang menahan diri dari membuat bayangan atas outcome yang diharapkan kecuali ada orang lain yang menunjukkan kepadanya tentang bagaimana cara mencapai ke sana.
Tiga langkah dasar untuk mengembangkan visi adalah:
* Pandanglah proyek lebih dari sekedar tanggal penyelesaian
* Bayangkanlah “KESUKSESAN YANG LIAR!”
* Bayangkan dengan jelas; segala fitur dan kualitas apapun yang Anda mau
3. Brainstorming
Begitu Anda tahu apa yang Anda inginkan untuk terjadi, dan mengapa, maka bagian yang bermain sekarang adalah mekanisme ‘how’ atau ‘bagaimana’. Teknik paling populer untuk brainstorming adalah dengan ‘mind mapping”, atau langsung saja buat representasi grafis dari gagasan Anda. Di dalam mind mapping, kunci gagasan diletakkan di bagian tengah, dengan gagasan terasosiasi bertumbuh secara bebas di sekitarnya. Anda bisa melakukannya tanpa melalui software, melainkan secara langsung di kertas, post-it atau papan tulis.
Hal luar biasa dari brainstorming eksternal ini adalah Anda jadi bisa melihat gagasan alami Anda, dan memikirkan lagi pengembangan darinya. Hal ini disebut sebagai distributed cognition. Jadi ketika Anda melakukan brainstorm, biarkan saja gagasan bermunculan dan tuliskan. Kuncinya adalah pengembangan, bukannya pengerucutan, sehingga semakin banyak gagasan yang muncul, semakin baik. Pokoknya keluarkan saja seluruh pemikiran yang ada di kepala, tuangkan di luar, dan lalu analisa lagi nanti. Brainstorming juga meliputi yang berikut ini:
* Jangan mendakwa, menantang, mengevaluasi atau mengritik
* Yang penting kuantitas, bukan kualitas
* Pengorganisiran dan analisis letakkan saja di belakang
4. Pengorganisiran
Setelah Anda melakukan pengosongan-pikiran (dalam definisi spt di posting bagian pertama) secara menyeluruh, maka Anda akan bisa melihat bagaimana urusan2 Anda terkelompokkan. Pengorganisiran biasanya terjadi manakala Anda mengidentifikasikan adanya komponen dan sub komponen, urutan atau event, dan/atau prioritas. Apa2 sih yang harus terjadi untuk mencapai hasil akhir? Dalam urutan bagaimana mereka harus terjadi? Apakah bagian terpenting untuk memastikan kesuksesan proyek ini?
Ini adalah tahap di mana Anda bisa menggunakan perangkat pembuat struktur mulai dari bullet point informal, amplop yang ditandai dengan tulisan, atau software perencanaan proyek semacam Microsoft Project.
Di sinilah dasar- dasar dari pengorganisasian mengambil peran:
1. Identifikasikan bagian2 yang signifikan
2. Urutkan berdasar: komponen, urutan dan prioritas
3. Detail dari tingkatan yang dibutuhkan
5. Identifikasikan Langkah2-Berikutnya (Next Actions)
Tahap terakhir dari perencanaan adalah pengambilan keputusan terkait alokasi dan realokasi sumberdaya fisik untuk menjalankan proyek. Pertanyaan kuncinya adalah:”Apa saja sih langkah2 berikut2nya?”
Dari pengalamannya, David Allen menyebutkan bahwa membuat daftar dari beragam proyek Anda dan lalu secara konsisten me-manage tindakan berikut untuk setiap darinya akan mengambil porsi 90 persen dari apa perencanaan proyek.
Sampai sedetail atau sejauh mana sih model perencanaan ini perlu dilakukan? David Allen menjawab: apapun sampai Anda bisa menjlentrehkan proyek itu di luar pikiran. Jadi, alasan mengapa banyak urusan berkutat di pikiran adalah karena mereka semua belum terdefinisi dengan baik Outcome dan Actions Step(s) nya, dan juga reminder atau pengingat untuk semua itu juga belum diletakkan di sistem yang Anda percaya bakal terus Anda gunakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar